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Virtuelle Sprechstunde
Bleiben Sie in Kontakt
mit Ihren Bürgern
Wir bieten ein virtuelles Büro für öffentliche
Dienstleistungen auf der Basis von Cisco Webex Meetings,
das es den Bürgern ermöglicht, ihre Beratungen
bequem von zu Hause aus zu erhalten.
Construction Department
John Smith
Die Herausforderung Der Gang zu den Behörden ist angesichts der aktuellen Situation oft eine Herausforderung
Eine schnelle Fahrt zum zuständigen Amt, um mit einem Sachbearbeiter zu sprechen, ist während der Corona-Krise durch die eingeschränkten Öffnungszeiten, den Maskenzwang und die langen Wartezeiten erschwert worden, was einen Behördengang alles andere als einfach oder bequem gemacht hat. Leider lassen sich viele Dinge nicht telefonisch klären, wie z. B. die Einsicht in einen Bauplan oder das Ausfüllen eines Formulars.
Die Lösung Das virtuelle Büro für öffentliche Dienstleistungen auf Basis von Cisco Webex Meetings
Das virtuelle Bürgerbüro bietet eine Videokonferenztechnologie, die es den Bürgern ermöglicht, ihre Beratungen auch von zu Hause aus zu erhalten.
Die individuell auf "Kommunen" zugeschnittene Softwarelösung ermöglicht es den Bürgern, durch eine personalisierte 1:1-Videokonferenz einfach mit den Beamten in Kontakt zu treten und ihre Behördengänge virtuell zu erledigen. Per Video kann der Bürger mit jeder registrierten Abteilung/jedem Sachgebiet und jedem teilnehmenden Ratsmitglied Kontakt aufnehmen, ohne das Rathaus physisch betreten zu müssen. Mit Cisco Webex Meetings können die Bürger wie gewohnt einen Dialog von Angesicht zu Angesicht führen und sogar Dokumente gemeinsam ansehen und bearbeiten.
Virtueller Behördenbesuch
Gehen Sie auf die Website, suchen Sie nach dem virtuellen Büro und mit einem Klick können Sie Kontakt aufnehmen. Basierend auf modernster Videokonferenztechnik wird der Behördengang ab sofort digital über PC, Laptop oder Smartphone abgewickelt. Sehen Sie hier einen Mitschnitt vom Landratsamt Regensburg.
So funktioniert's Einfach zu bedienen
Der Bürger öffnet zunächst die Homepage der jeweiligen Gemeinde, wo er eine Übersicht aller Bereiche mit entsprechenden Öffnungszeiten findet.
Außerdem können sie sehen, ob ein Amt geöffnet ist oder ob der zuständige Beamte gerade einen Termin wahrnimmt. Nach der Auswahl eines bestimmten Bereichs, z. B. des Gesundheitsamtes, kann der Benutzer einem virtuellen Wartebereich betreten. Dies ist vergleichbar mit der Auswahl einer Nummer vor Ort und dem anschließenden Platznehmen im Wartezimmer.
Im virtuellen Wartebereich kann der Bürger auch sehen, wie viele Personen vor ihm in der Warteschlange stehen. Sobald der zuständige Beamte frei ist, wird der Bürger in den virtuellen Beratungsraum gerufen. Dem Bürger stehen nun viele Möglichkeiten zur Verfügung. Unter anderem ist es möglich, live mit dem Beamten zu sprechen, Dokumente auszutauschen oder sogar gemeinsam Formulare auszufüllen.
Was wird dafür benötigt? Nicht viel. Lediglich ein Laptop, PC oder ein Smartphone ist erforderlich. Für den Bürger fallen keine Kosten an.
Inklusion Wir unterstützen Menschen mit Behinderung
Mit unserer Lösung entfällt der Gang zu Ämtern und Behörden für Menschen mit Behinderung, die im Alltag schon genug Herausforderungen zu bewältigen haben.
Für Rollstuhlfahrer ist jede Treppe ein Hindernis und für Gehörlose ist die Kommunikation meist ein Problem. Mit der virtuellen Bürolösung von ACP wird ein Behördengang bequem von zu Hause aus erledigt und bei Bedarf kann jederzeit ein Gebärdensprachdolmetscher hinzugezogen werden. Zwei von vielen Verbesserungen im Alltag für Menschen mit Behinderung.
Compliance Gesicherte Umgebung
Selbstverständlich erfüllt die Lösung alle Anforderungen der DSGVO sowie die höchsten Sicherheitsvorschriften.
Diese Lösung kann auf alle Bereiche mit Kunden-/Behördenverkehr ausgerollt werden - es muss nicht einmal eine Behörde sein. Sie könnte auch in Krankenkassen, Versicherungen, Banken oder jeder Branche mit Kundenverkehr eingesetzt werden, auch nach der Corona-Pandemie. Die Mitarbeiter haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer mitmachen darf. Niemand kann ohne Erlaubnis einfach in den virtuellen Raum eintreten. Sie müssen eingelassen werden und können jederzeit wieder entfernt werden, genau wie in der realen Welt.
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Terminvereinbarung:
Sie können nur 3 Arten von Terminen einstellen:
- 1. Online - bekannte Variante
- 2. Vor Ort - Termininformationen werden dann mit Ortsangabe versehen
- 3. Online oder vor Ort - die Bürger können entscheiden, wie Sie den Termin wahrnehmen wollen.
Benachrichtigungen:
- Keine zu buchenden Termine vorhanden.
Sollte in einem virtuellen Büro (Terminbuchung aktiv) kein Termin mehr zur Verfügung stehen, zeigt der Service eine Warnung und es wird zugleich eine E-Mail an den Agenten ausgelöst.
- Bürger*in möchte einen Termin buchen – es stehen aber keine zur Verfügung.
Sobald ein(e) Bürger*in einen Termin in einem Büro buchen möchte, in welchem aber keine freien Termine mehr vorhanden sind, wird ebenfalls eine Benachrichtigung an die Agenten verschickt.
- Informationen über Wartebereich
Benachrichtigungen, dass sich ein Teilnehmer im Warteraum befindet, können jetzt via E-Mail, SMS oder Webex-Teams verschickt werden.
Supervisor Dashboard
In der neuen Version steht allen Admins ein Supervisor Dashboard zur Verfügung. In diesem werden alle Termine Ihrer Instanz zentral dargestellt und können entsprechend gefiltert werden.
Filtermöglichkeiten:
- Nach Agenten:
Alle Agenten
Nur gewünschte Agenten können ausgewählt werden - Nach Terminstatus:
Gebucht
Ungebucht
Gebucht & ungebucht
Front End
- Verbesserte Input Mask
- Kartengrößen wurden angepasst
- Einstellungen wurden neu angeordnet und erweitert
- Anzahl der eingepflegten Termine wird im Büro angezeigt.
Device Preview (Beta)
- Das virtuelle Bürgerbüro kann jetzt auf Webex Devices verwendet werden
- Über persönliche Devices können die Büros göffnet werden
- Über öffentliche Devices kann man in geöffnete Büro´s eintreten
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Performance Upgrade
- Schnelleres Betreten Ihres virtuellen Büros
- Teilnehmer werden schneller aktualisiert
- Performantes Laden der virtuellen Raumkarten
Barrierefreiheit
- 100% Userseite
- 85% Agentenseite
SMS Versand
- Neue Provider für US Markt
Benachrichtigungen
- Agenten werden per E-mail und Ton informiert sollte sich ein Gast in der Lobby befindet (dieses Feature kann vom Agenten über das Dashboard aktiviert/deaktiviert werden)
Terminbuchung
- Link zu Ihrer persönlichen Terminplanung
(Perfekt für Ihre E-Mail Signatur) - Sie können nun wählen in welchem Ihrer virtuellen Büros die Termine zur Verfügung stehen sollen.
Multilingual
- Spracherweiterung Spanisch und Französich
Pause Funktion
- Als Agent können Sie nun Ihr virtuelles Büro „pausieren“ und wieder „fortsetzen“.
- (Während Sie „pausieren“ wird das Büro als „Geschlossen“ angezeigt.)